Mit einem Mailing erreichen Sie in kurzer Zeit viele UnterstützerInnen. Hier finden Sie Tipps, wie den richtigen E-Mail Service Providers auswählen.
Für die meisten gemeinnützigen Organisationen sind Newsletter, Spendenaufrufe und andere Mailing-Kampagnen die effektivste Methode Ihre Spender zu erreichen. Eine E-Mail gelangt in kürzester Zeit zu Ihren Spendern und ist dabei im Vergleich zum Postversand extrem günstig. Doch was, wenn Sie nicht nur eine Hand voll, sondern tausende Kontakte anschreiben möchten? Reguläre Mailing Tools wie Microsoft Outlook oder Google Mail sind für solche großen Mailings ungeeignet, da Sie schnell den Überblick verlieren können. So verstopft beispielsweise jede Mail, die nicht zugestellt werden konnte, Ihr Postfach. Darüber hinaus haben Sie keine Möglichkeit Ihre Kontakte zu ordnen und bestimmten Spenderzielgruppen zuzuordnen um ihnen nur für sie relevante Informationen zukommen zu lassen. Aus diesem Grund sollten Sie sich für größere Mailings unbedingt einen geeigneten E-Mail Service Provider aussuchen, der für Sie die Arbeit erledigt.
E-Mail Service Provider sind Anbieter, die sich darauf spezialisiert haben von Ihnen erstellte Mailings an Ihre Kontaktliste zu versenden. Sie brauchen dafür keinerlei HTML-Kenntnisse und Sie müssen dafür auch kein Designer sein – Sie verfassen lediglich die Inhalte Ihrer Mailings selbst und verwalten Ihre Kontaktliste, den Rest übernimmt die Software für Sie!
So können Sie beispielsweise aus verschiedenen Design-Vorlagen für Ihr Mailing wählen und Ihre Kontakte einfach ordnen und verwalten. Auf diese Weise können Sie Ihre Spender Interessen- und Zielgruppen zuordnen und sie gezielt kontaktieren. Darüber hinaus ermöglichen E-Mail Service Provider es Ihnen genau zu sehen, welcher Kontakt Ihr Mailing gelesen hat und von wem Ihre Verlinkungen angeklickt wurden. Dadurch können Sie verfolgen, bei welchen Spendern Interesse an bestimmten Projekten besteht und welche Themen generell für sie interessant sind. Hinzu kommt, dass E-Mail Softwares Ihnen helfen Neuregistrierungen, Abmeldungen und E-Mail-Adressänderungen zu verwalten. Was Sie früher mühselig per Hand machen mussten läuft nun automatisiert ab, da Ihre Abonnenten Ihre Angaben und Abonnements bei Ihrem E-Mail Service Provider selber verwalten können.

Doch wie findet man unter den zahlreichen Anbietern den richtigen Provider für Ihre Organisation? Im Folgenden haben wir 4 Tipps für Sie, die Ihnen bei der Suche helfen:
1.) Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse
Zum Beispiel indem Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wie groß ist Ihre Kontaktliste? Wie groß wird sie in den nächsten 5 Jahren sein?
- Möchten Sie Kontakte aus Ihrer externen Datenbank anknüpfen?
- Sollen Analysetools wie Google Analytics verknüpft werden können?
- Welches Budget möchten Sie einplanen?
- Abgesehen von Newslettern – Welche andere Art von Mails möchten Sie versenden?
- Möchten Sie einmalig Mails an einem bestimmten Datum versenden oder soll Ihre Mail nach der Registrierung verschickt werden?
- Welche statistischen Kennzahlen möchten Sie auswerten?
2.) Erkundigen Sie sich in Ihrer Branche
Welche Tools benutzen andere Organisationen in Ihrem Bereich? Würden sie diese weiterempfehlen? Wo gab es Schwierigkeiten?
3.) Vergleichen Sie die Angebote der E-Mail Service Provider
Achten Sie dabei insbesondere auf folgende Punkte:
- Anmeldung / Abmeldung: Für die Anmeldung sollte das Double-Opt-In-Verfahren eingesetzt werden, wobei der Interessent sein Abonnement durch einen Klick auf der Willkommensmail bestätigen muss. Darüber hinaus sollten Ihre Leser sich jederzeit vom Newsletter austragen können.
- Personalisierung: Um eine lockere Kommunikation mit Ihren Lesern zu führen, sollten Sie diese persönlich ansprechen können. Eine direkte Anrede mit Namen des Empfängers erhöht den Erfolg Ihres E-Mail Marketings.
- Datenschutz: Die vertraulichen Daten Ihrer Abonnenten sollten auf keinen Fall weiter gegeben werden. Achten Sie darauf, dass Ihr Provider stets neuste Standards garantiert und Datendiebstahl vorbeugt.
- Sicherheit: Alle gespeicherten Daten sollten auf dem Server des Providers gespeichert und für den Arbeitscomputer abrufbar sein. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel schon einmal versendete Newsletter als Vorlage verwenden.
- Verwaltung: Ihr Provider sollte es Ihnen ermöglichen getrennte Empfängerlisten für unterschiedliche Kampagnen zu erstellen und einzelne Kampagnen oder Mails je nach Bedarf deaktivieren oder aktivieren zu können.
- Flexibilität: Sie wollen mit Newslettern beginnen und später Ihr E-Mail Marketing anpassen? Achten Sie darauf, dass das Tool diese Funktionen hat, damit Sie später nicht wechseln müssen. So werden zum Beispiel heutzutage immer mehr HTML-E-Mails anstatt reinen Textmails versandt – Ein Trend, dem auch Sie eventuell folgen möchten.
- Preis-Leistung: Der Preis eines E-Mail Service Providers ist in der Regel abhängig von der Größe Ihrer Kontaktliste und der Anzahl der pro Monat versendeten E-Mails. Achten Sie außerdem auf versteckte Kosten. Sind alle Angebote im Preis eingeschlossen oder kosten zum Beispiel einige Funktionen extra?
- Auswertung: Um Ihr E-Mail Marketing stets zu verbessern, sollte Ihre Newsletter Software die Öffnungs- und Klickrate der Mails messen können. Darüber hinaus sollten ausführliche Statistiken zu den Lesern selbst abrufbar sein.
- A/B-Splittests: Fortgeschrittene Benutzer sollten auch darauf achten, dass Ihr Mailing Tool A/B-Splittests ermöglicht. Dabei werden 2 Varianten der Mail erstellt und an jeweils einen Teil der Empfänger gesendet. Bei der Auswertung zeigt sich dann später, welche Mail aufgrund einer anderen Betreffzeile oder anderen Inhalten eine bessere Öffnungs- oder Klickrate hatte. Auf diese Weise können Sie Erfahrungen sammeln, was bei Ihren Spendern gut ankommt und zukünftig Ihr Mailing optimieren.
- Kundenorientierung: Welche Servicezeiten hat der Support? Können Sie anrufen oder nur Mails schreiben und chatten?
- SPAM-Vermeidung: Setzt der Provider alles daran, dass Ihre Mails auch ankommen? Gibt es Strategien der SPAM-Vermeidung, damit Ihre Mails nicht ausgefiltert werden?
- Nachfassen: Ihre Mailing-Software sollte Follow-up Mails versenden können, die nur die Leser erhalten, die vorab eine bestimmte Aktion ausgeführt haben (z.B. auf einen Link geklickt haben).
- Keine Langzeitverträge: Achten Sie darauf, dass Sie im Notfall jederzeit den Service kündigen können, falls sich herausstellt, dass er nicht zu Ihnen passt.
4.) Testen Sie den E-Mail Service Provider bevor Sie den Service kaufen
Nachdem Sie alle Anbieter verglichen haben, kommen in der Regel nur eine Handvoll in Frage. Testen Sie diese unbedingt bevor Sie den Service buchen!

Darüber hinaus finden Sie unter folgenden Links jeweils eine Übersicht einiger Anbieter, die für Sie in Frage kommen könnten:
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